Nieuwsbrief DCO inkoopnetwerk

 

Aan        : Bestuur DCO Platform

Van        : Cees Sprangers – DCO inkoopcommissie

Betreft : Status van activiteiten van het inkoopnetwerk

Datum  : 25 mei 2015

 

 

Met dit bericht informeert de inkoopcommissie het bestuur aangaande de status van voorgenomen activiteiten van het inkoopnetwerk. Deze status dateert van de meest recente bijeenkomst van de inkoopcommissie op 20 mei 2015.

 

  1. Aanbestedingen

 

  • Schoonmaak

De ‘normale nazorgperiode’ van het aanbestedingsteam (drie maanden vanaf gunning) is afgesloten. Leverancier CSU heeft een eerste managementrapportage over het eerste kwartaal van 2015 opgeleverd. De eigen beoordeling van de 11 instellingen varieert van ‘tevreden op alle locaties’ tot ‘ontevreden op alle locaties’. CSU heeft een aantal verbeteracties gepland. De instellingen zelf kunnen invloed uitoefenen op de kwaliteit door consequent te sturen. Het aanbestedingsteam en de inkoopcommissie adviseren de leden om alle klachten te registreren in de tool Facilipoint, de reactie daarop scherp op te volgen en regelmatig onafhankelijke inspecties op alle locaties af te roepen.

Om de kosten te beheersen heeft het aanbestedingsteam met klem geadviseerd om alle wijzigingen in ruimten en/of eisen formeel als besteksmutaties af te handelen. Het bestek is hier speciaal op ingericht. Dit vraagt voor alle betrokkenen gewenning. De successen op een aantal locaties laten zien dat kwaliteit en kostenbesparing wel degelijk samen kunnen gaan als er voortdurend aandacht aan wordt besteed.

 

  • Repro

Het bestaande contract inclusief optiejaar loopt af medio 2016. De inkoopcommissie heeft een aanbestedingsteam voor Repro-2 ingesteld. Uit eerste inventarisatie verwachten we minstens acht deelnemers. Er is een onderhandse aanbesteding voor de ondersteuning van Repro-2 uitgezet. Op basis hiervan zal het aanbestedingsteam goedkeuring van het bestuur vragen om opdracht te verstrekken aan Inkada. De activiteiten liggen op schema. Instellingen kunnen nog aangeven wanneer in 2015 zij willen starten. Enige spreiding is mogelijk.

 

  • Hardware

Scalda moet aanbesteden in 2015. Inventarisatie heeft uitgewezen dat er onvoldoende animo onder de leden is voor een DCO aanbesteding. Scalda neemt daarom deel aan een gezamenlijke aanbesteding van FSR (facilitair samenwerkingsverband van ROC’s). De FSR heeft ingestemd met een Quick Win variant waarbij DCO-leden via Scalda kunnen aanhaken bij deze aanbesteding. HZ en Pontes willen hiervan gebruik maken. De aanbesteding leidt tot een raamovereenkomst zonder afnameverplichting. Aanhakende DCO-leden hebben geen formele inspraak in de procedure. FSR werkt niet met verdeling van kosten binnen een aanbesteding. Uren van Scalda voor de DCO-constructie worden wel in rekening gebracht. Verwachte gunningsdatum : 1 oktober 2015.

 

  • Audiovisuele middelen

 

Ook hier moet Scalda aanbesteden in 2015. AV-middelen maakt deel uit van de FSR Hardware aanbesteding en is dus ook beschikbaar als Quick Win voor DCO-leden. Ook hier hebben zich naast Scalda tot nu toe alleen HZ en Pontes gemeld voor indirecte deelname. Scalda nodigt nogmaals alle leden uit om alsnog aan te haken. Verwachte gunningsdatum: 1 oktober 2015.

 

 

  • Mobiele telefonie

 

Scalda moet haar contract in juni herzien. De contractmomenten van de leden zijn onvoldoende op elkaar afgestemd voor een gezamenlijke aanbesteding op korte termijn. Scalda heeft een onderhandse aanbesteding georganiseerd waaraan DCO-leden via Quick Win kunnen deelnemen. Een aantal instellingen heeft interesse getoond. Verwachte gunning: 1 juni 2015.

 

 

  • Tuinonderhoud

 

De inkoopcommissie heeft vooronderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een gezamenlijk sociaal groenvoorzieningscontract. Dit blijkt gecompliceerd omdat een Zeeland-brede oplossing vraagt om een constructieve samenwerking tussen MKB enerzijds en sociale werkvoorziening (Orionis, Dethon, Beto) anderzijds. Die samenwerking blijkt verre van vanzelfsprekend. Groenonderhoud is bij de DCO-instellingen vaak al sociaal opgelost en er gaan geen grote bedragen in om. Een inventarisatie moet duidelijk maken of het voordeel van een gestructureerd gezamenlijk contract voldoende is voor een succesvolle aanbesteding.

 

 

  • Zonnepanelen

 

Het aanbestedingsteam heeft een eerste inventarisatie uitgevoerd onder de leden waaruit interesse blijkt bij vier instellingen. Omdat Scalda al voorzien is en de overige deelname beperkt zal het volumevoordeel niet heel groot zijn. Het aanbestedingsteam zal een bijeenkomst beleggen waarin adviseurs de instellingen informeren over potentieel en aanpak.

 

 

  • Drukwerk

Er is nog geen initiatief genomen voor uitwerking. Deze aanbesteding wordt zo mogelijk in 2015 nog worden opgepakt.

 

  1. Contractmanagement

 

  • Financiële afhandeling contractmanagement

Bij Arbodiensten-2 is al sprake van gezamenlijke periodieke evaluatie door het aanbestedingsteam. De kosten hiervan zijn echter zeer beperkt. Schoonmaak-3 is het eerste contract waarbij de omvang van het gezamenlijke contractmanagement (uren aanbestedingsteam/contractbeheerder of ingehuurde diensten) zodanig is, dat er regels voor de financiële afhandeling gemaakt moeten worden. De inkoopcommissie zal op korte termijn een voorstel hiervoor aan het bestuur doen. Als uitgangspunt zal naast correcte toewijzing van kosten ook de minimale administratieve last van alle betrokkenen worden gehanteerd.

 

  1. Gezamenlijk inkoop/contractensysteem

 

  • Voorstel voor halbaarheidsonderzoek

De inkoopcommissie heeft hiervoor een voorstel ingediend en een presentatie verzorgd en is in afwachting van besluitvorming door het bestuur.

 

  1. Communicatie

 

  • Inkoopnetwerkbijeenkomst april 2015

Deze heeft plaatsgevonden bij Orionis Vlissingen. Onderwerpen waren de presentatie van de Zeeuwse sociale werkplaatsen, de management rapportage van CSU en een presentatie over de aanbestedingsplanning van Scalda. De bijeenkomst was met ca. 20 deelnemers goed bezocht.

  • Inkoopnetwerkbijeenkomst november 2015

Deze staat gepland voor 12 november bij Prins Maurits in Middelharnis. We verwachten daar het onderwerp Gezamenlijk Inkoopsysteem prominent op de agenda te plaatsen.

 

  • Aanbestedingsplanning

In navolging van de nieuwe methodiek van Scalda gaat de inkoopcommissie de leden vragen hun input te leveren voor de gezamenlijke aanbestedingsplanning. Daarop kunnen leden langer tevoren zien wanneer aanbestedingen gepland zijn en kan het DCO zien wat het potentieel is voor een bepaalde aanbesteding.

 

  • Website

 

Deze update zal op de website worden geplaatst zodat ook de leden zich kunnen informeren over de activiteiten van het inkoopnetwerk.